Jednym z klasycznych absurdów funkcjonowania działów HR czy produkcji B2B jest wysyłanie formularzy typu **.doc** z prośbą o wypełnienie zgłoszenia wakacyjnego lub zamówienia na halę. Taki przepływ nie da się w łatwy sposób zagregować w raporty zarządcze. Czas przejść z ręcznego wpisywania w PDF na centralny magazyn zleceń sprzężony z błyskawicznym ekosystemem logiki w interfejsie Google Workspace.

Podstawa działania systemu (Trigger Form_Submit)

Google udostępnia genialne w swej prostocie narzędzie z darmowym dostępem – **Google Forms**. Po utworzeniu formularza zapotrzebowania, program wysyła pracownikom ładnie wykonany estetycznie responsywny plik HTML (ankieta działa z urządzeń rąk czy telefonów dla serwisantów w terenie).

Magia wydarza się dzięki asynchronicznemu wpięciu w docelowy system Google Sheets. Po każdym nowo zaewidencjonowanym, zapisanym wywiadzie pracownika – arkusz otrzymuje powiadomienie z opóźnieniem do tysięcznych sekundy wraz z dokładną **sygnaturą czasową**. Zamiast 30 plików ".doc" odbieranych przez mail – otrzymujesz jedną przepiękną bazę tabelaryczną podzieloną na precyzyjnemu ramy czasowe z odpowiedziami w strukturze kolumn `[TIMESTAMP | WYDZIAŁ | ILOŚĆ SPRZĘTU | NAZWISKO]`.

Workflow wyższego poziomu i potęga Apps Script

Posiadanie wierszy w tabeli z zamówieniem materiałowym to wciąż połowa sukcesu. Prawdziwa korzyść inżynierska pojawia się, gdy pod system Google Sheets dopniemy Trigger Powiadomienia Sieciowego na zdarzenie (OnFormSubmit):

  • Integracja ze Slackiem/Discordem: Skrypt automatycznie wykrywa nowe zgłoszenie, formatuje dane i "wyrzuca" do konkretnego kanału w komunikatorze firmowym elegancką fiszkę o zleceniu serwisu do potwierdzenia pod kciukiem na przycisku zatwierdź.
  • Podczepianie Faktur i Załączników: Jeżeli Twój pracownik / klient robi zdjęcie uszkodzonego mechanizmu przed wysyłką formularzem B2B do bazy, skrypt potrafi wyekstrahować powiązany link do Google Driv'a oraz pociągnąć to pod jeden numer faktury (Tiket System).
  • Dynamiczne maile walidacyjne: Po odesłaniu ankiety w milisekundy zweryfikujesz kwotę sprzętu klienta wysyłając auto-potwierdzenie typu: *"Zarejestrowaliśmy zamówienie ID: 45A na koszt X, zajmiemy się tym zaraz!"*.